Ile razy zdarzyło się, że natłok zadań oraz uciekający czas przyprawiał nas o ból głowy. Zastanawiamy się jak to jest, że niektórzy swoje obowiązki wykonują terminowo, a przy tym znajdują jeszcze siłę na tak zwany work life balance. Co stanowi sekret osób, które świetnie sobie radzą z dużą ilością zadań? Wszystkie znaki na niebie i ziemi wskazują, że czas nie jest z gumy i nie posiadamy specjalnych mocy umożliwiających nam zarządzanie czasem. Możemy jednak posiadać specjalne moce umożliwiające nam zarządzenie sobą w czasie. Wystarczy odrobina treningu, silnej woli oraz dużo konsekwencji. Istnieje wiele recept na zarządzanie swoimi zadaniami, jednak najważniejszym czynnikiem jest w tym przypadku wewnętrzna motywacja oraz odnalezienie tej właściwej dla siebie drogi. Postaram się pokazać kilka sposobów, które pozwolą na efektywną organizację pracy oraz wspomogą wewnętrzną motywację. Może to okazać się szczególnie istotne teraz, przy konieczności nauki zdalnej oraz zmniejszonej liczbie czynników zewnętrznych, które wcześniej nas „motywowały” oraz „pilnowały”, jak na przykład zajęcia na uczelni.
#WyznaczSobieMądryCel
Zachęcam do tego, żeby przeanalizować swoje działania oraz skupić się na rzeczach ważnych dla nas. W związku z tym warto zadawać sobie właściwe pytania. Najprostszym z nich będzie pytanie: dlaczego? Zadane 5 razy pytanie: dlaczego coś robimy, powinno pomóc nam odnaleźć prawdziwą intencję działania. To z kolei ułatwi podjęcie decyzji, czy dane zadanie jest priorytetowe w danym momencie. Świadomość własnych celów, które chcemy osiągnąć jest niezwykle istotna. Dodatkowo, w przypadku określenia konkretnych rezultatów, będziemy w stanie dobrać odpowiednie metody ich uzyskania. Tutaj z pomocą może przyjść metoda SMARTER, czyli sposób na wyznaczanie świadomych celów. Zgodnie z jej założeniami cel powinien być:
S – (specyfic), prosty i konkretny.
M – (measurable), mierzalny, określony wybranymi wskaźnikami.
A – (achivable), powinien stanowić wyzwanie, być ambitny.
R – (relevant), realny oraz ważny dla Ciebie.
T – (trackable), osadzony w konkretnym przedziale czasowym.
E – (exciting), ciekawy i ekscytujący.
R – (recorder), zapisany oraz widoczny dla Ciebie.
# TeamSkowronek czy #TeamSowa
Dobowy cykl dnia to bardzo indywidualna kwestia, zatem warto się zastanowić na początek jakie są nasze preferencje dotyczące godzin pracy oraz maksymalnej efektywności. Pierwsze zadanie polega na obserwacji swojego dnia. Jeśli zazwyczaj wstajemy o 6.00 rano żeby przejrzeć pocztę oraz serwisy informacyjne, to nie planujmy skomplikowanych zadań na późny wieczór, kiedy jedyne o czym marzymy, to sen. Dzięki obserwacji swojego organizmu będziemy w stanie wyznaczyć godziny efektywnej pracy. Warto zaplanować również „złotą godzinę”, czyli czas w którym nikt nam nie będzie przeszkadzał w realizacji naszych zadań. Przy czym wszystkie inne obowiązki warto wówczas odłożyć, ograniczyć ilość czynników zewnętrznych, które do nas mogą docierać oraz uprzedzić domowników, że nas w tym przedziale czasowym zwyczajnie „nie ma”.
#PrzygotujSwojeMiejscePracy
Czasami pojawiają się informacje w sieci sugerujące, że bałagan na biurku jest cechą ludzi inteligentnych. Być może…. Jednak uporządkowana przestrzeń wokół nas sprawia, że mniej spraw jest w stanie nas rozproszyć. Jeśli musimy skupić się na czymś bardzo ważnym, warto uporządkować otoczenie, aby móc w pełni skoncentrować się na realizacji wyznaczonego zadania. Możemy przewietrzyć pokój, schować zbędne rzeczy i przygotować blat roboczy do działania. Warto rozważyć również przygotowanie tablicy, gdzie będziemy mogli umieścić swój cel, inspirujący cytat lub zapisywać postępy. Słowa zapisane mają dużą moc, graficzne przedstawienie naszych zadań może również nas dodatkowo zmotywować.
| DO ZROBIENIA | W TRAKCIE | ZROBIONE |
#ZłapMyślWNotatce
Jak wspominałam wcześniej, warto zapisywać cele, ponieważ to nam przypomni o potrzebie realizacji konkretnego działania. Zapisywanie zadań oraz tego co mamy do zrobienia sprawia, że mózg nie będzie musiał o tym myśleć. Działa to na podobnej zasadzie jak delegowanie zadań. Robienie notatek sprawi, że zadania nie będą nam uciekały, a mózg skoncentruje się na bieżących sprawach i „zwolni” pamięć na to, co przed nami. Dlatego proponuję prowadzić dziennik, kalendarz lub notatnik, w którym w jednym miejscu znajdą się wszystkie istotne dla nas zapiski. To świetne miejsce, żeby wpisać także nowe pomysły. Jeśli jesteś wzrokowcem, stwórz mapę myśli lub użyj kolorowych karteczek. Porządkuj i „odhaczaj” to co już masz za sobą. Jeśli wolisz formę elektroniczną, to oczywiście dostępne są odpowiednie aplikacje.
#OgraniczRozpraszacze
Dzisiejszy świat daje nam wiele możliwości, które nieustannie zabiegają o naszą uwagę. Kto wyobraża sobie życie bez telefonu komórkowego, który jeszcze 20 lat temu był dobrem luksusowym dla wybranych? Aktualnie za pomocą jednego małego urządzenia oraz zainstalowanych na nim aplikacji, możemy zdziałać cuda. Mamy dostęp do nieograniczonej ilości informacji dzięki Internetowi, możemy utrzymywać kontakt z mnóstwem osób dzięki mediom społecznościowym i komunikatorom oraz oglądać filmy i seriale. Warto się zastanowić ile czasu dziennie spędzamy z telefonem w dłoni? Jeżeli pozwolimy sobie na przerwanie ważnego zadania, które wymaga odpowiedniego poziomu koncentracji, to ile zajmie nam ponowne „wejście” w temat? No właśnie. Pozornie nieznacząca czynność może znacząco wpłynąć na obniżenie naszej wydajności. Jak się przed tym bronić? Możemy wyznaczyć godziny pracy online oraz offline. Ponieważ aktualnie może być to wyjątkowo trudne ze względu na pracę zdalną, może lepszym rozwiązaniem będzie przeznaczenie określonej ilości czasu dziennie na social media oraz przeglądanie zasobów internetowych. Czas na nagrodę, czyli seriale, także można zaplanować. Jeśli potrzebujemy pomocy w skupieniu uwagi na zadaniu a nie na telefonie, tak…od tego też jest aplikacja, gdzie możemy zasadzić wirtualny las dzięki odstawieniu telefonu.
#WybierzStylDziałalnia
Pamiętaj, że nie jesteś w stanie zaplanować sztywno godzin swojej aktywności. Zawsze znajdzie się coś wymagającego twojego zaangażowania. Przydatne w tej sytuacji może się okazać dzielenie zadań zgodnie z Matrycą Eisenhowera, która tworzy 4 kategorie zadań. Podstawowy podział to pilność i ważność. Zadania pilne i ważne warto załatwić szybko. Zadania pilne i mało ważne, możesz oddelegować jeśli to możliwe. Zadania ważne, jednak mało pilne możesz zaplanować. Natomiast to co jest niepilne oraz nieważne możesz pominąć, prawdopodobnie to nie ma dla Ciebie znaczenia.
Jeśli zrobienie czegoś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, to zrób to od razu i nie wracaj do zadania potem. Z kolei prawo Parkinsona zakłada, że będziemy dążyć do wykorzystania całego czasu przeznaczonego na wykonanie zadania. Zatem jeśli założymy, że coś będziemy robić w danym dniu, a nie przez określoną ilość godzin, to zajmie nam to faktycznie cały dzień.
Kolejną wskazówką będzie planowanie swojego czasu pracy zgodnie z zasadą 60:20:20, czyli tylko 60% dostępnego czasu warto dokładnie zaplanować. 40% to czas na niespodzianki, nowości, dodatkowe zadania oraz wszystko to, czego nie byliśmy w stanie przewidzieć.
Ostatni pomysł wiąże się z wykorzystaniem minutnika oraz techniki Pomodoro. Planuj swoją pracę w 25 – minutowych cyklach oraz 5 – minutowych przerwach pomiędzy nimi. Po 4 sesjach Pomodoro warto zrobić dłuższą przerwę. W trakcie cyklu skup się wyłącznie na realizacji jednego zadania, bez przerywania. Jeśli nie masz akurat minutnika w kuchni, to pamiętaj, że od tego także są aplikacje 🙂
#TechnologiaPoTwojejStronie
Ilość dostępnych aplikacji oraz nasza słabość do nich może utrudniać koncentrację na pracy. Jednak czy można je wykorzystać efektywnie? Można 🙂 Istnieje wiele rozwiązań, które mogą wspomóc nas w zarządzaniu sobą w czasie oraz kontrolować przebieg i realizację zadań. Dostępnych jest kilka darmowych aplikacji, które pomogą uporządkować działania oraz trzymać rękę na pulsie. Tak jak wspominałam, są też takie dbające o poziom naszej koncentracji oraz blokujące ekran telefonu na określony czas. Trzeba tylko poszukać. Podsumowując, warto planować, do tego to utrwalać w formie pisemnej. Bez znaczenia czy na papierze, tablicy czy w aplikacji. Liczy się skupienie na konkretnym działaniu oraz świadomość po co to robimy. Nie zawsze oczywiście wszystko pójdzie zgodnie z planem, życie zaskakuje nas nieustannie. Jednak zaplanowany, rutynowy dzień pozwoli naszemu mózgowi na oszczędzanie energii oraz skoncentrowanie jej tam, gdzie powinna ona zostać skierowana, czyli na wykonaniu aktualnego zadania. Pamiętaj także o czasie wolnym oraz odpoczynku. Zawsze warto naładować swoje akumulatory. Są sytuacje, w których schematyczne działalnie jest fajne. Zatem do dzieła! Jaki będzie pierwszy punkt w Twojej liście zadań na dziś?
Autor: Karolina Zdunek
